🤖 How-To : Créer un employé virtuel (gratuitement) avec des outils open source

…qui lit les emails, planifie des séances, réserve des hôtels… et ne dort jamais.

Vous cherchez à automatiser une partie de vos tâches chronophages sans exploser votre budget ?
Bienvenue dans l’ère des employés virtuels open source.

Ces assistants intelligents, construits avec des outils libres, peuvent effectuer des tâches récurrentes 24/7 : réception d’e-mails, génération de devis, envoi de documents, planification, voire réservation d’hôtels.

🧠 C’est quoi un “employé virtuel” ?

C’est un système automatisé, orchestré avec des outils comme n8n, Python, Appsmith, capable d’agir comme un collaborateur numérique :

✅ Il lit les e-mails entrants
✅ Il comprend la demande
✅ Il agit en votre nom (planification, réponse, réservation)
✅ Il vous notifie uniquement si nécessaire

🛠️ Étapes pour en créer un (scénario concret)

🧾 Cas d’usage : un assistant de gestion de réunions client + logistique

Objectif :

Lorsqu’un client envoie un e-mail pour planifier une séance sur site, le système :

Lit l’e-mail et détecte la demande (ex. : “Je souhaite organiser une réunion à Genève semaine prochaine”)
Consulte le calendrier de l’équipe (Google Calendar API)
Propose 2 créneaux disponibles
Si validé :
• Réserve une salle sur site
• Réserve un hôtel proche pour le client (via Booking.com ou API d’agence)
• Envoie le tout par e-mail avec lien de confirmation
Enregistre le tout dans une base PostgreSQL + dashboard Appsmith

🧰 Outils utilisés (100 % open source sauf API d’hôtel)

Besoin	Outil
Orchestration	n8n
Détection de mots-clés (ex. « réunion », « Genève », « semaine prochaine »)	ChatGPT API ou spaCy (NLP open source)
Calendrier collaborateur	Google Calendar API
Réservation de salle	Automatisation via outil interne ou table Appsmith
Réservation d’hôtel	API Booking / Expedia ou Zapier (intégré via webhook)
Génération du récap	LibreOffice headless ou HTML2PDF
Suivi	PostgreSQL + Appsmith

🧪 Résultat réel

🎯 En 48 h, j’ai testé un assistant qui :
✔︎ comprend automatiquement les demandes de RDV dans les e-mails
✔︎ planifie une séance
✔︎ réserve une chambre à Lausanne
✔︎ envoie le programme au client par e-mail
✔︎ notifie l’équipe sur Slack

💡 Aucun clic manuel, zéro friction.

🧭 Pourquoi c’est puissant ?

✅ Vous gagnez 2 à 3 h par demande
✅ Vous centralisez les échanges
✅ Vous ne dépendez plus d’une personne pour la logistique
✅ Vous offrez une expérience client fluide, pro et instantanée

🎁 Bonus : je vous offre un template complet n8n

Il inclut :

Lecture e-mail
Parsing intelligent
Connexion à Google Calendar
Suggestion et confirmation de créneau
Préparation d’un PDF récap
Réservation automatique via API
Envoi final par mail

📩 Commentez “Assistant +1” ou envoyez-moi un message privé, et je vous partage gratuitement le modèle + documentation.

🚀 Et si on l’activait ensemble ?

Je propose aussi :
✅ Un audit de vos tâches répétitives
✅ Un atelier « Embauchez votre 1er employé virtuel open source » (2h en visio ou sur site)
✅ La possibilité de déployer votre assistant en 5 jours

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